POLITICA DE PROTECTIE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL

IMSAT SERVICE CLUJ  SA

INTRODUCERE

Această Politică privind prelucrarea şi protecţia datelor cu caracter personal (denumită în continuare “Politica”) defineşte procedura de prelucrare şi protecţie a datelor cu caracter personal în firma IMSAT SERVICE  CLUJ SA , organizată și funcționând în conformitate cu prevederile din România, cu sediul în România, loc.Cluj-Napoca , B-dul Muncii nr.4-6 , depozit 14 ,  jud. Cluj, inmatriculata la Registrul Comertului sub nr. J12/319/1994,  CUI RO 5178727 (denumită în continuare ”IMSAT SERVICE  CLUJ SA” sau “Operator”) şi stabileşte procedurile care vizează prevenirea şi evidențierea oricăror încălcări ale legii aplicabile cu privire la datele cu caracter personal. Această Politică a fost elaborată în conformitate cu legislaţia României şi a Uniunii Europene, în special cu  Regulamentul General de Protecţia Datelor (RGPD), adoptat de Parlamentul European şi de Consiliul European la 27 Aprilie 2016 precum si orice altă lege locală privind protecţia datelor cu caracter personal ce se aplică în România.

CAP. I. SCOPUL POLITICII DE PROTECȚIE A DATELOR

         Ca parte a responsabilității sale sociale, IMSAT SERVICE  CLUJ SA se angajează să respecte legile naționale si internationale privind protecția datelor. Această politică de protecție a datelor se aplică și se bazează pe principii acceptate la nivel european și global privind protecția datelor.

         Asigurarea protecției datelor reprezintă fundamentul relațiilor în afaceri de încredere și reputația firmei noastre. Politica de protecție a datelor prevede condițiile-cadru necesare asigurării nivelului adecvat de protecție a datelor prevăzut de Regulamentului nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date.

Scopurile principale ale Policitilor sunt:

• Stabilirea unei proceduri, precum şi a termenilor şi condiţiilor privind prelucrarea datelor cu caracter personal, inclusiv procedurile care vizează prevenirea încălcării legilor şi procedurilor de realizare a controlului intern în conformitate cu legislaţia aplicabilă privind datele cu caracter personal;
• Prezentarea personalului firmei responsabil cu prelucrarea datelor cu caracter personal a Politicii legii aplicabile cu privire la datele cu caracter personal şi a cerinţelor  privind prelucrarea datelor cu caracter personal;
• Stabilirea responsabilităţilor pentru personalul care prelucrează datele cu caracter personal în cazul nerespectării legii aplicabile privind datele cu caracter personal.
• Respectarea dreptului subiecţilor de a fi informaţi asupra modalităţii în care se prelucrează datele lor cu caracter personal.

         Astfel, scopul acestei Politici este să explice care sunt datele cu caracter personal pe care le prelucrăm, de ce le prelucrăm, precum și ce facem cu acestea. Având in vedere faptul că informațiile personale aparțin fiecărui utilizator, facem tot posibilul să le stocăm în siguranță și să le prelucrăm cu atenție.

          Nu oferim informații unor părți terțe fără a ne îndeplini obligația prealabilă de informare.

CAP. II. DOMENIUL DE APLICARE ȘI MODIFICAREA POLITICII

         Această politică de protecție a datelor personale se aplică firmei și angajatilor acesteia. Politica privind protecția datelor se extinde peste toate prelucrările de date cu caracter personal. Datele anonimizate, acolo unde exista, utilizate de ex. pentru evaluări statistice sau alte studii, nu sunt supuse acestei politici de protecție a datelor.

         Politica este revizuita anual iar cea mai recenta versiune aprobata de directorul general va fi imediat disponibila, atat angajatilor cat si clientilor si partenerilor de afaceri.

CAP. III. PRINCIPII PENTRU PRELUCRAREA DATELOR PERSONALE

Art. 1. Corectitudinea și legalitatea

La prelucrarea datelor cu caracter personal, drepturile individuale ale persoanelor vizate trebuie protejate. Datele personale trebuie colectate și prelucrate în mod legal și corect.

Art. 2. Restricție la un anumit scop

Datele personale pot fi prelucrate numai în scopul definit înainte de colectarea datelor si comunicat persoanei vizate. Modificările ulterioare ale scopului sunt posibile doar într-o măsură limitată și necesită o fundamentare solida.

Art. 3. Transparență

Persoana vizată trebuie informată cu privire la modul în care sunt tratate datele sale. În general, datele cu caracter personal trebuie colectate direct de la persoana în cauză. Atunci când datele sunt colectate, persoana vizată trebuie sau să știe deja, sau să fie informată despre:

• Identitatea controlorului de date (compania care colecteaza datele)
• Scopul prelucrării datelor
• Terțe părți sau categorii de părți terțe cărora le-ar putea fi transmise datele

Art. 4. Reducerea datelor și minimizarea datelor

Înainte de a procesa date personale, trebuie să determinați dacă și în ce măsură prelucrarea datelor cu caracter personal este necesară pentru atingerea scopului pentru care este efectuată.

Acolo unde scopul permite și unde cheltuielile implicate sunt proporționale cu obiectivul, trebuie folosite date anonime.

Datele personale nu pot fi colectate în avans și stocate în scopuri potențiale viitoare, cu excepția cazului în care acest lucru este impus sau permis de legislația națională.

Art. 5. Ștergerea

Datele personale care nu mai sunt necesare după expirarea procesului legal sau de afaceri trebuie șterse. Pot exista situații în care interesele legale obligă la păstrarea acestor date pe termene predefinite. În acest caz, datele trebuie să rămână în dosare până la expirarea obligațiilor legale.

Art. 6. Exactitatea si actualitatea datelor

Datele personale colectate trebuie să fie corecte, complete și, dacă este necesar, să fie actualizate. Trebuie luate măsuri permanent pentru a ne asigura că datele inexacte sau incomplete sunt șterse, corectate, suplimentate sau actualizate.

Art. 7. Confidențialitatea și securitatea datelor

In cadrul firmei datele personale sunt considerate informații confidențiale și sunt protejate prin măsuri organizatorice și tehnice adecvate pentru a preveni accesul neautorizat, prelucrarea sau distribuirea ilegală, precum și pierderea accidentală, modificarea sau distrugerea lor.

CAP.IV. DEFINIŢII DE BAZĂ

În sensul prezentei Politici, se folosesc următoarele definiţii:

“Responsabil cu Protecţia Datelor (RPD)” înseamnă o persoană care este responsabilă cu monitorizarea aplicării RGPD şi a altor legi aplicabile privind protecţia persoanelor vizate de prelucrarea datelor cu caracter personal şi care exercită funcţiile care îi sunt atribuite de prezenta Politică şi de altă legislaţie aplicabilă, furnizează consultanţă managementului firmei şi comunică între societăţile din grup cu privire la protecţia datelor cu caracter personal.

“Date cu caracter personal” înseamnă orice informaţii privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identităţii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale ale acelei persoane;

“Prelucrare” înseamnă orice operaţiune sau set de operaţiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziţie în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricţionarea, ştergerea sau distrugerea .

“Restricţionarea prelucrării” înseamnă marcarea datelor cu caracter personal stocate cu scopul de a limita prelucrarea viitoare a acestora;

“Creare de Profiluri” înseamnă orice formă de prelucrare automată a datelor cu caracter personal care constă în utilizarea datelor cu caracter personal pentru a evalua anumite aspecte personale referitoare la o persoană fizică, în special pentru a analiza sau prevedea aspecte privind performanţa la locul de muncă, situaţia economică, sănătatea, preferinţele personale, interesele, fiabilitatea, comportamentul, locul în care se află persoana fizică respectivă sau deplasările acesteia;

 “Operator” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenţia sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabileşte scopurile şi mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal. In sensul prezentei Politici, prin operator de înţelege IMSAT SERVICE  CLUJ SA;

“Persoană împuternicită de operator” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenţia sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului;

“Destinatar” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenţia sau alt organism căreia (căruia) îi sunt divulgate datele cu caracter personal, indiferent dacă este sau nu o parte terţă;

“Parte terţă” înseamnă o persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenţie sau organism altul decât persoana vizată, operatorul, persoana împuternicită de operator şi persoanele care, sub directa autoritate a operatorului sau a persoanei împuternicite de operator, sunt autorizate să prelucreze date cu caracter personal; “Consimţământ” al persoanei vizate înseamnă orice manifestare de voinţă liberă, specifică, informată şi lipsită de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta acceptă, printr-o declaraţie sau printr-o acţiune fără echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc să fie prelucrate;

“Încălcarea securităţii datelor cu caracter personal” înseamnă o încălcare a securităţii care duce, în mod accidental sau ilegal, la distrugerea, pierderea, modificarea, sau divulgarea neautorizată a datelor cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate într-un alt mod, sau la accesul neautorizat la acestea;

“Date privind sănătatea” înseamnă date cu caracter personal legate de sănătatea fizică sau mentală a unei persoane fizice, inclusiv prestarea de servicii de asistenţă medicală, care dezvăluie informaţii despre starea de sănătate a acesteia; “Prelucrarea transfrontalieră” înseamnă fie prelucrarea datelor cu caracter personal care are loc în contextul activităţilor sediilor din mai multe state membre ale unui operator sau ale unei persoane împuternicite de operator pe teritoriul Uniunii, dacă operatorul sau persoana împuternicită de operator are sedii în cel puţin două state membre; sau fie prelucrarea datelor cu caracter personal care are loc în contextul activităţilor unui singur sediu al unui operator sau al unei persoane împuternicite de operator pe teritoriul Uniunii, dar care afectează în mod semnificativ sau este susceptibilă de a afecta în mod semnificativ persoane vizate din cel puțin două state membre.

CAP.V. PRINCIPII DE PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL

1. Corectitudinea și legalitatea .

          IMSAT SERVICE  CLUJ SA protejeaza drepturile individuale ale persoanelor fizice (“Persoana vizata”) cu ocazia prelucrarii datelor cu caracter personal, datele cu caracter personal fiind colectate și prelucrate în mod legal și corect.

         “Legalitatea” – presupune identificarea bazei legale înainte de prelucrarea datelor cu caracter personal. Acestea sunt denumite adesea „condițiile de prelucrare”, de exemplu, consimțământul.

         “Corectitudinea” – pentru ca prelucrarea datelor să fie corectă, operatorul de date trebuie să facă anumite informații disponibile pentru Persoanele vizate. Aceasta se aplică indiferent dacă datele cu caracter personal au fost obținute direct de la persoanele vizate sau din alte surse.

1. Restricții la un anumit scop („limitări legate de scop”)

         Datele cu caracter personal sunt prelucrate numai în scopul definit înainte de inceperea colectarii Datelor. Modificările ulterioare ale scopului sunt posibile doar cu titlu exceptional, într-o măsură limitată și necesită o fundamentare.

1. Transparenta

         Persoana vizată este informată cu privire la modul în care sunt prelucrate datele sale. În general, datele cu caracter personal sunt colectate direct de la persoana în cauză. Atunci când datele sunt colectate, Persoana vizată trebuie să fie conștientă sau să fie informată despre:

 Identitatea Operatorului de Date,

 Scopul prelucrării datelor,

 Terțe părți sau categorii de terțe părți cărora le-ar putea fi transmise datele.

1. Reducerea prelucrarii datelor și economia colectarii datelor („reducerea la minimum a datelor”);

         Înainte de prelucrarea datelor cu caracter personal, trebuie determinat dacă și în ce măsură prelucrarea datelor cu caracter personal este necesară pentru atingerea scopului pentru care este efectuată. Atunci când scopul permite acest lucru și unde cheltuielile implicate sunt proporționale cu scopul urmărit, sunt utilizate date anonime sau statistice.

         Datele cu caracter personal nu sunt colectate în avans și stocate în scopuri potențiale viitoare, cu excepția cazului în care acest lucru este impus sau permis de legislația in vigoare.

1. Ștergerea

         Datele personale care nu mai sunt necesare după expirarea perioadelor legate de procesele legale sau de afaceri sunt șterse. În cazul în care sunt identificate indicii cu privire la existenta unor interese care necesită protejarea sau legate de importanța istorică a acestor date în cazuri individuale, este posibil ca firma  sa păstreze datele până când interesele care merită protejate au fost clarificate în mod legal, sau arhiva corporativă a evaluat datele pentru a determina dacă trebuie păstrate în scopuri istorice/ arhivistice.

Atunci cand stergerea datelor poate avea impact asupra sistemelor informatice ale IMSAT SERVICE  CLUJ SA , datele vor fi anonimizate ireversibil, astfel incat sa nu mai existe indicii care sa poata conduce la identificarea persoanei vizate.

1. Precizia faptică; actualizarea datelor („exactitate”)

         Datele cu caracter personal trebuie să fie corecte, complete și, dacă este necesar, să fie actualizate. IMSAT SERVICE  CLUJ SA ia măsuri adecvate pentru a se asigura că datele eronate sau incomplete sunt șterse, corectate, completate sau actualizate.

1. Confidențialitatea și securitatea datelor („integritate și confidențialitate”).

         Datele cu caracter personal sunt supuse obligatiilor legale de pastrare a secretului datelor. Acestea trebuie să fie tratate ca fiind confidențiale de fiecare angajat al IMSAT SERVICE  CLUJ SA  și sunt asigurate măsuri organizatorice și tehnice adecvate pentru a preveni accesul neautorizat, prelucrarea sau distribuția ilegală, precum și pierderea accidentală, modificarea sau distrugerea.

1. Principiul răspunderii conform GDPR .

GDPR include prevederi care promovează răspunderea și guvernanța. Acestea completează cerințele de transparență ale GDPR. Principiul răspunderii din Articolul 5 (2) din GDPR vă solicită să demonstrați că respectați principiile și specifică explicit că aceasta este responsabilitatea dvs.

IMSAT SERVICE  CLUJ SA va dovedi conformitatea cu principiile de protecția datelor prin implementarea politicilor de protecția datelor, respectarea codurilor de conduită, implementarea unor măsuri tehnice și organizaționale, precum și adoptarea unor tehnici precum protecția datelor prin design, DPIAs, procedura de notificare a încălcării și planuri de răspuns la incidente.

CAP. VI. FIABILITATEA PROCESĂRII DATELOR

Colectarea, prelucrarea și utilizarea datelor cu caracter personal este permisă în baza următoarelor temeiuri juridice necesare, de asemenea, în cazul în care scopul colectării, prelucrării și utilizării datelor cu caracter personal trebuie să fie modificat fata de scopul inițial.

Art. 1. Date despre clienți și parteneri

         Art. 1.1 Prelucrarea datelor pentru o relație contractuală

Datele personale ale potențialilor clienți, clienți existenti și parteneri pot fi procesate în scopul de a încheia, de a executa și de a finaliza un contract.

Aceasta include, de asemenea, servicii de consultanță pentru partener în cazul în care acest lucru are legătură cu scopul contractual. Anterior unui contract, în timpul fazei de inițiere a acestuia – datele cu caracter personal pot fi procesate pentru a pregăti oferte sau alte documente care să îndeplinească diferite solicitări ale perspectivei legate de încheierea contractului. Persoanele pot fi contactate în timpul procesului de pregătire a contractului folosind informațiile personale pe care acestea le-au furnizat.

Orice restricții solicitate de potențialii clienti trebuie să fie respectate. Pentru scopuri publicitare citiți capitolul IV art.1.2 de mai jos.

         Art. 1.2 Prelucrarea datelor în scop publicitar

Dacă persoana vizată contactează  compania  pentru a solicita informații (de ex. să primească materiale informative despre un produs), prelucrarea datelor pentru a răspunde acestei solicitări este permisă.

Acțiunile de publicitate fac obiectul unor cerințe legale suplimentare.

Datele personale pot fi prelucrate în scopuri publicitare, de cercetare a pieței și a opiniei publice, cu condiția ca această prelucrare să se realizeze în concordanță cu scopul pentru care datele au fost colectate inițial. Subiectul (persoana vizată) deținător al datelor trebuie să fie informat cu privire la utilizarea datelor sale în scopuri publicitare. Daca datele sunt colectate numai în scopuri publicitare, divulgarea de la persoana vizată este voluntară. Persoana vizată trebuie informată că furnizarea datelor personale pentru prelucrarea în scopuri publicitare este voluntara și că trebuie să se obțină un consimțământ din partea persoanei vizate pentru a procesa datele respective în scopuri publicitare. Atunci când se acordă consimțământul, persoana vizată ar trebui să aibă posibilitatea de a alege între formele disponibile, cum ar fi formulare predefinite tipărite, transmiterea consimțământului prin e-mail și prin telefon (Consimțământul, vezi capitolul IV Art. 1.3).

Dacă persoana vizată refuză utilizarea datelor sale în scopuri publicitare, datele acesteia nu mai pot fi utilizate în aceste scopuri și trebuie să fie blocate pentru utilizarea în aceste scopuri.

         Art. 1.3 Consimțământul pentru prelucrarea datelor

Datele pot fi procesate conform consimțământului persoanei vizate. Înainte de a-și da consimțământul, persoana vizată trebuie să fie informată în conformitate cu prevederile din capitolul III art. 3. despre această politică de protecție a datelor. Declarația de aprobare – consimțământul trebuie obținut în scris sau în format electronic și păstrat în scopul documentării.

În anumite circumstanțe, cum ar fi conversațiile telefonice, consimțământul poate fi dat verbal. Acordarea consimțământului trebuie să fie documentată.

         Art. 1.4 Prelucrarea datelor în baza unui interes legitim

Datele personale pot fi, de asemenea, prelucrate în baza unui interes legitim al IMSAT SERVICE  CLUJ SA. Interesele legitime sunt, în general, de natură juridică (de exemplu, colectarea creanțelor neachitate) sau de natură comercială (de exemplu, evitarea încălcărilor contractului).

Datele personale nu pot fi procesate în scopul unui interes legitim dacă, în cazuri individuale, există dovezi că interesele persoanei vizate necesită protecție și că aceasta are prioritate. Înainte de procesarea datelor, este necesar să se determine dacă există o astfel de situație.

         Art. 1.5 Prelucrarea datelor sensibile

Datele cu caracter personal foarte sensibile pot fi procesate numai dacă legea impune acest lucru sau persoana vizată și-a dat acordul expres. Aceste date pot fi, de asemenea, prelucrate numai dacă este obligatoriu pentru îndeplinirea, exercitarea sau apărarea revendicărilor legale referitoare la persoana vizată. Dacă există intenția de a procesa datele sensibile, responsabilul pentru protecția datelor cu caracter personal trebuie să fie informat în prealabil.

         Art. 1.6 Decizii individuale automate

Prelucrarea automată a datelor cu caracter personal, care este utilizată pentru a evalua anumite aspecte, nu poate fi singura bază pentru deciziile care au consecințe juridice negative sau care ar putea afecta în mod semnificativ persoana vizată. Persoana vizată trebuie informată cu privire la faptele și rezultatele deciziilor individuale automatizate și are posibilitatea de a răspunde. Pentru a evita deciziile eronate, un test și o verificare a plauzibilității trebuie făcute de către un angajat.

         Art. 1.7 Date utilizator și internet

Dacă datele cu caracter personal sunt colectate, prelucrate și utilizate pe site-uri web sau în aplicații, persoanele vizate trebuie să fie informate despre acest lucru într-o Notă de informare și, dacă este cazul, informații despre cookie-uri.

Nota de informare și orice informații despre cookies trebuie integrate astfel încât să fie ușor de identificat, direct accesibile și disponibile în mod constant pentru persoanele vizate.

Dacă sunt create profiluri de utilizare (urmărire) pentru a evalua utilizarea site-urilor web și a aplicațiilor, persoanele vizate trebuie să fie întotdeauna informate în mod corespunzător în nota de informare.

În cazul în care site-urile sau aplicațiile pot accesa date cu caracter personal într-o zonă limitată la utilizatorii înregistrați, identificarea și autentificarea persoanei vizate trebuie să ofere protecție suficientă în timpul accesului.

Art. 2. Datele angajatului

         Art. 2.1 Prelucrarea datelor pentru relația de muncă

În relațiile de muncă, datele personale pot fi procesate dacă este necesar pentru a iniția, efectua și a închide contractul de muncă. La inițierea unei relații de muncă, datele personale ale solicitanților pot fi procesate. Atunci când candidatul este respins, datele sale trebuie să fie șterse (în conformitate cu perioada de păstrare necesară), cu excepția cazului în care solicitantul a fost de acord ca datele sale să rămână în dosar pentru un viitor proces de selecție.

De asemenea, este necesar să se acorde consimțământul pentru a utiliza datele atunci când se dorește continuarea proceselor de aplicare sau înainte de partajarea datelor cu alte companii din Grup.

În raportul de muncă existent, scopul prelucrării datelor trebuie să se coreleze întotdeauna cu scopul contractului de muncă dacă nu există niciuna dintre următoarele circumstanțe pentru prelucrarea datelor autorizate.

Dacă în timpul procedurii de aplicare este necesară colectarea informațiilor despre un solicitant de la o terță parte, trebuie deasemena respectate cerințele legale corespunzătoare.

         Art. 2.2 Prelucrarea datelor în baza unui interes legitim

Datele personale pot fi, de asemenea, prelucrate în cazul în care este necesar să se susțină un interes legitim al IMSAT SERVICE  CLUJ SA.

Interesele legitime sunt, în general, de natură juridică (de exemplu, depunerea, aplicarea sau apărarea împotriva plângerilor juridice, recuperarea creanțelor etc.). Măsurile de control care necesită prelucrarea datelor angajatului pot fi luate numai dacă există o obligație legală de a face acest lucru sau există un motiv legitim.

Chiar dacă există un motiv legitim, trebuie examinată întotdeauna proporționalitatea măsurii de control.

Interesele justificate ale companiei în aplicarea măsurilor de control (de exemplu, respectarea dispozițiilor legale și a normelor si regulamentelor interne ale companiei) trebuie să fie cântărite față de orice interese ale angajatului care trebuie să fie protejate astfel încât măsurile de control sa fie adecvate.

         Art. 2.3 Prelucrarea datelor sensibile

Datele cu caracter personal sensibile pot fi procesate numai în anumite condiții. Acestea sunt date despre originea rasială și etnică, convingerile politice, credințele religioase sau filosofice, precum și despre sănătatea și orientarea sexuală a persoanei vizate sau datele care se referă la cazierul juridic. Astfel de date pot fi prelucrate când există obligații legale sau când avem consimțământul expres al persoanei vizate.

         Art. 2.4 Decizii automate

Dacă, la un moment dat, datele personale sunt prelucrate automat ca parte a raporturilor de muncă și anumite date personale specifice sunt evaluate automat (de exemplu, în cadrul selecției personalului sau al evaluării profilurilor de competențe) această prelucrare automată nu poate constitui singura bază pentru deciziile care ar putea avea un impact negativ asupra angajatului respectiv. Pentru a evita deciziile eronate, procesul automatizat trebuie să fie asistat de o persoană fizică ce evaluează conținutul situației și această evaluare este baza deciziei. Persoana vizată trebuie, de asemenea, să fie informată despre faptele și rezultatele deciziilor individuale automatizate și despre posibilitatea de a răspunde.

         Art. 2.5 Telecomunicații și internet

Echipamentele telefonice, adresele de e-mail, intranetul și internetul împreună cu aplicațiile interne sunt furnizate de companie în primul rând pentru sarcini legate de muncă. Ele sunt un instrument și o resursă a companiei. Acestea pot fi utilizate în cadrul reglementărilor legale aplicabile și al politicilor interne ale companiei.

         În cazul utilizării autorizate în scopuri personale, se va ține cont de prevederile regulamentului și procedurilor interne si de legislația specifică privind telecomunicațiile.

          Nu va exista o monitorizare generală a comunicațiilor telefonice și de e-mail sau a utilizării intranetului / internetului.

         Pentru a ne apăra împotriva atacurilor asupra infrastructurii IT sau a utilizatorilor individuali, pot fi implementate măsuri de protecție pentru conexiunile la rețeaua firmei care blochează conținutul dăunător din punct de vedere tehnic sau care analizează modelele de atac.

         Din motive de securitate, pot fi monitorizate utilizarea echipamentelor telefonice, a adreselor de e-mail, a intranetului / internetului și a aplicatiilor interne pentru o perioadă temporară. Evaluările acestor date referitoare la o anumită persoană pot fi făcute doar într-un caz concret, justificat de suspiciunea de încălcare a legilor sau a politicilor și procedurilor  firmei .  Evaluările pot fi efectuate numai de către comisia de investigare, asigurânduse, în același timp, respectarea principiului proporționalității. Legislația națională relevantă trebuie respectată în același mod ca și regulamentele grupului.

CAP. VII. TRANSMITEREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

         Transmiterea datelor cu caracter personal către destinatarii din afara sau din interiorul firmei  este supusă cerințelor de autorizare pentru prelucrarea datelor cu caracter personal în conformitate cu prezenta politică.

Beneficiarul datelor trebuie să utilizeze datele numai în scopurile definite.

În cazul în care datele sunt transmise unui destinatar din afara grupului  unei țări terțe această țară trebuie să fie de acord să mențină un nivel de protecție a datelor personale echivalent cu această politică de protecție a datelor și în concordnață cu prevederile EU GDPR 679/2016.

CAP. VIII. PRELUCRAREA DATELOR PRIVIND CONTRACTELE

         Prelucrarea datelor printr-un furnizor de servicii care este angajat să proceseze date cu caracter personal înseamnă că acesta va respecta Regulamentul 679/2016 și această Politică fără a-și asuma responsabilitatea pentru procesele de afaceri conexe. În aceste cazuri, trebuie încheiat un acord privind prelucrarea datelor cu caracter personal. Furnizorul poate procesa date personale numai conform instrucțiunilor clientului.

          La incheierea acordului, trebuie îndeplinite următoarele cerințe iar departamentul care plasează comanda trebuie să se asigure că acestea sunt îndeplinite:

1. Furnizorul trebuie ales pe baza capacității sale de a asigura măsurile tehnice și organizatorice de protecție necesare.
2. Ordinul de prelucrare trebuie trimis în scris. Instrucțiunile privind prelucrarea datelor și responsabilitățile clientului și furnizorului trebuie să fie documentate.
3. Trebuie luate în considerare standardele contractuale pentru protecția datelor personale furnizate de responsabilul cu protecția datelor personale din companie.
4. Înainte de începerea prelucrării datelor, clientul trebuie să aibă încredere că furnizorul își va respecta obligațiile. Un furnizor poate documenta conformitatea cu cerințele de securitate a datelor, în special prin prezentarea unei certificări adecvate. În funcție de riscul de prelucrare a datelor, revizuirile certificarilor trebuie repetate în mod regulat pe durata contractului.
5. În cazul procesării transfrontaliere a datelor din contracte, trebuie îndeplinite cerințele Regulamentului 679/2016 și a legislației naționale relevante privind divulgarea datelor cu caracter personal în străinătate.

          În special, datele cu caracter personal din Spațiul Economic European (EEA) pot fi procesate într-o țară terță din afara EEA numai dacă furnizorul poate dovedi că dispune de un standard de protecție a datelor echivalent cu această politică de protecție a datelor.

Instrumentele adecvate pot fi:

1. Acordul privind clauzele contractuale standard ale UE pentru prelucrarea datelor din contracte în țările terțe cu furnizorul și cu orice subcontractanți.
2. Participarea furnizorului la un sistem de certificare acreditat de UE pentru asigurarea unui nivel suficient de protecție a datelor.
3. Recunoașterea regulilor corporative obligatorii ale furnizorului, pentru a crea un nivel adecvat de protecție a datelor, de către autoritățile de supraveghere responsabile pentru protecția datelor.

CAP. IX. DREPTURILE PERSOANEI VIZATE

         Fiecare persoană vizată are drepturile de mai jos iar afirmarea lor trebuie să fie tratată imediat de către responsabilul cu protecția datelor personale și nu poate constitui un dezavantaj pentru persoana vizată.

         Art.1. Persoana vizată poate solicita informații cu privire la ce date cu caracter personal care o privesc au fost stocate, cum au fost colectate datele și în ce scop. Dacă există drepturi suplimentare pentru a vizualiza documentele angajatorului (de exemplu, dosarul de personal) în cazul unor relații de muncă în conformitate cu legile relevante privind ocuparea forței de muncă, acestea nu vor fi afectate.

         Art. 2. Dacă datele cu caracter personal sunt transmise terților, trebuie furnizate informații despre identitatea destinatarului sau a categoriilor de destinatari.

         Art. 3. Dacă datele cu caracter personal sunt incorecte sau incomplete, persoana vizată poate solicita corectarea acestora sau completarea lor.

         Art. 4. Persoana vizată poate obiecta privind prelucrarea datelor sale în scopuri de publicitate sau de cercetare de piață sau de opinie. Datele trebuie să fie blocate pentru aceste tipuri de utilizare.

         Art. 5. Persoana vizată poate solicita ștergerea datelor sale dacă prelucrarea acestor date nu are un temei juridic sau dacă temeiul juridic a încetat să se aplice. Același lucru este valabil și în cazul în care scopul prelucrării datelor a expirat sau a încetat să mai fie aplicabil din alte motive. Se va acorda atenție perioadelor de păstrare și posibilelor conflicte de interes.

         Art. 6. Persoana vizată are dreptul de a se opune prelucrării datelor sale și acest lucru trebuie luat în considerare dacă protejarea intereselor sale are prioritate față de interesul operatorului de date în urma unei situații personale specifice. Acest lucru nu se aplică dacă există o dispoziție legală ce impune ca datele să fie procesate.

CAP. X. CONFIDENȚIALITATEA PROCESĂRII

         Datele personale sunt considerate confidențiale.

Orice colectare, prelucrare sau utilizare neautorizată a acestor date de către angajați este interzisă.

Orice procesare de date efectuată de un angajat care nu a fost autorizat să o îndeplinească, ca parte a îndatoririlor sale legitime, este neautorizată. Se aplică principiul „necesitații de a cunoaște – need to know”.

Angajații pot avea acces la date personale numai după cum este adecvat pentru tipul și scopul sarcinii de serviciu în cauză. Acest lucru necesită o defalcare atentă și separarea, precum și punerea în aplicare a rolurilor și responsabilităților. Angajaților li se interzice să utilizeze date cu caracter personal în scopuri private sau comerciale, să le dezvăluie persoanelor neautorizate sau să le pună la dispoziție în orice alt mod.

Șefii de departamente și departamentul Resurse Umane trebuie să-și informeze angajații la începutul relației de muncă cu privire la obligația de a proteja confidențialitatea datelor personale si a informațiilor.

Această obligație rămâne în vigoare chiar și după încheierea perioadei de angajare.

 CAP. XI. SECURITATEA PRELUCRĂRII

         Datele personale trebuie să fie protejate împotriva accesului neautorizat și a prelucrării sau dezvăluirii ilegale, precum și a pierderii, modificării sau distrugerii accidentale.

Acest lucru se aplică indiferent dacă datele sunt prelucrate electronic sau pe suport de hârtie. Înainte de introducerea noilor metode de prelucrare a datelor, în special a noilor sisteme informatice, trebuie definite și implementate măsuri tehnice și organizatorice de protecție a datelor cu caracter personal.

Aceste măsuri trebuie să se bazeze pe stadiul tehnicii, pe riscurile procesării și pe necesitatea de a proteja datele (determinate în procesul de clasificare a informațiilor).

În cazuri particulare, departamentul responsabil se poate consulta cu responsabilul cu securitatea informațiilor. Măsurile tehnice și organizatorice pentru protecția datelor cu caracter personal fac parte din managementul securității informațiilor companiei și trebuie adaptate în mod continuu la evoluțiile tehnice și schimbările organizaționale.

CAP. XII. CONTROLUL PROTECȚIEI DATELOR

Respectarea politicii de protecție a datelor personale și a legilor aplicabile privind protecția datelor este verificată în mod regulat prin intermediul auditurilor de protecție a datelor și al altor controale. Efectuarea acestor controale revine Responsabilului cu Protecția Datelor Personale ( daca exista desemnat) și altor entități ale societății cu drepturi de audit sau auditori externi angajați. Rezultatele controalelor privind protecția datelor trebuie raportate directorului general al firmei.

 La cerere, rezultatele controalelor privind protecția datelor vor fi puse la dispoziția autorității de supraveghere responsabilă de protecția datelor. Autoritatea responsabilă cu protecția datelor poate efectua propriile controale, conform legislației naționale.

CAP. XIII. INCIDENTE DE PROTECȚIE A DATELOR

         Toți angajații trebuie să informeze imediat șeful de departament sau responsabilul cu protecția datelor ( daca exista desemnat) cu privire la cazurile de încălcare a acestei Politici de protecție a datelor sau altor reglementări privind protecția datelor cu caracter personal (incidente de protecție a datelor).

          În cazurile de

• Transmiterea necorespunzătoare a datelor cu caracter personal către terțe părți,
• Accesul neadecvat al terților la datele cu caracter personal sau
• Pierderea datelor cu caracter personal

rapoartele impuse de companie prin procedurile de raportare și management al incidentelor de securitate a informațiilor trebuie făcute imediat, astfel încât să  poată fi respectate toate obligațiile de raportare în conformitate cu legislația națională. 

CAP. XIV. RESPONSABILITĂȚI ȘI SANCȚIUNI

         Funcțiile executive (șefii de departamente) din grup sunt responsabile pentru prelucrarea datelor în zona lor de responsabilitate. Prin urmare, ei sunt obligați să se asigure că cerințele legale pentru protecția datelor și cele conținute în politica de protecție a datelor personale, sunt îndeplinite.

Personalul de conducere este responsabil pentru asigurarea măsurilor organizatorice, tehnice și a celor care țin de resursele umane pentru ca orice prelucrare a datelor să se efectueze în conformitate cu protecția datelor. Conformitatea cu aceste cerințe este responsabilitatea fiecărui angajat relevant.    Dacă Autoritatea de supraveghere efectuează un control de protecție a datelor, trebuie informat imediat Responsabilul cu protecția datelor personale. Responsabilul cu protecția datelor personale este persoana de contact afișată pe site pentru relații privind protecția datelor. Acesta poate efectua verificări și trebuie să-i familiarizeze pe angajați cu conținutul politicilor de protecție a datelor.

Este necesar un management relevant pentru a susține Responsabilul cu protecția datelor personale în efortul său. Departamentele responsabile cu procesele și proiectele de afaceri trebuie să informeze Responsabilul cu protecția datelor personale în timp util cu privire la o nouă prelucrare a datelor cu caracter personal.

Pentru prelucrarea datelor care pot prezenta riscuri speciale pentru drepturile individuale ale persoanelor vizate, Responsabilul cu protecția datelor personale trebuie să fie informat înainte de începerea procesării. Acest lucru este valabil în special la date personale extrem de sensibile.

Prelucrarea necorespunzătoare a datelor cu caracter personal sau alte încălcări ale legilor privind protecția datelor conduce la suportarea sancțiunilor prevăzute de reglementările interne, de Regulamentul UE nr.679/2016 și de legislația în vigoare.

CAP. XV. RESPONSABILUL CU PROTECȚIA DATELOR PERSONALE

Responsabilul cu protecția datelor personale, fiind independent intern de subordonarea profesională, activează în vederea respectării reglementărilor naționale și internaționale privind protecția datelor.

El este responsabil pentru politica de protecție a datelor și supraveghează respectarea acesteia.

Responsabilul cu protecția datelor personale este desemnat de conducerea firmei. Șefii de departamente au obligația să informeze cu promptitudine Responsabilul cu protecția datelor cu caracter personal despre apariția oricăror riscuri de protecție a datelor personale. Orice persoană vizată poate să se adreseze Responsabilului cu protecția datelor personale, în orice moment, pentru a pune întrebări, a solicita informații sau să depună plângeri legate de protecția datelor sau de problemele de securitatea datelor personale.

Dacă există solicitări, plângerile vor fi tratate în mod confidențial.

Dacă Responsabilul cu protecția datelor personale în cauză nu poate rezolva o plângere sau remedia o încălcare a politicii pentru protecția datelor, se va solicita consultanță la Autoritatea de supraveghere.

Deciziile luate de Responsabilul cu protecția datelor personale pentru a remedia încălcările privind protecția datelor trebuie să fie susținute de conducerea societății.

Anchetele si controalele efectuate de Autoritatea de supraveghere trebuie să fie întotdeauna raportate către conducerea companiei.

CAP.XVI. REȚINEREA ȘI ELIMINAREA DATELOR

IMSAT SERVICE  CLUJ SA nu va păstra Datele personale într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pentru o perioadă mai lungă decât este necesar, în legătură cu scopurile pentru care datele au fost colectate inițial.

IMSAT SERVICE  CLUJ SA poate stoca datele perioade mai lungi conform termenelor imperative de prescriptive aplicabile si cu implementarea unor măsuri tehnice și organizaționale adecvate pentru a proteja drepturile și libertățile Persoanelor vizate. Datele personale trebuie să fie eliminate în siguranță în conformitate cu al șaselea principiu al GDPR – prelucrate într-un mod adecvat pentru a menține securitatea, cu protejarea „drepturilor și libertăților” persoanelor vizate.

Orice eliminare a datelor va fi efectuată în conformitate cu procedura de eliminare sigură.

La momentul adoptarii prezentului document nu s-a desemnat niciun responsabil astfel ca atributiile lui vor fi preluate de catre administratia firmei.

Anexele nr. 1-7.  Fac parte integranta din prezentul document.

Prezenta Politică intră în vigoare la 25 Mai 2018.

IMSAT SERVICE  CLUJ SA poate schimba sau modifica prezenta politică periodic. Acest lucru se poate întâmpla, de exemplu, din cauza schimbărilor de lege, sau dacă IMSAT SERVICE  CLUJ SA îşi modifică afacerea sau practicile sale.

Versiunea curentă a acestui document este disponibilă tuturor angajaților .

Această politică a fost aprobată de Directorul general al IMSAT SERVICE  CLUJ SA.

SE VA AFISA LA SEDIU

ANEXA NR.1

DREPTURILE  PERSOANELOR  VIZATE

Extras din Regulamentul (UE) nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea

datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE

(Regulamentul general privind protecția datelor)

CAPITOLUL III: Drepturile persoanei vizate

Secţiunea 2: Informare şi acces la date cu caracter personal

Art. 13: Informaţii care se furnizează în cazul în care datele cu caracter personal sunt colectate de la persoana vizată

(1)În cazul în care datele cu caracter personal referitoare la o persoană vizată sunt colectate de la aceasta, operatorul, în momentul obţinerii acestor date cu caracter personal, furnizează persoanei vizate toate informaţiile următoare:

         a)identitatea şi datele de contact ale operatorului şi, după caz, ale reprezentantului acestuia;

         b)datele de contact ale responsabilului cu protecţia datelor, după caz;

         c)scopurile în care sunt prelucrate datele cu caracter personal, precum şi temeiul juridic al prelucrării;

         d)în cazul în care prelucrarea se face în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (f), interesele legitime urmărite de operator sau de o parte terţă;

         e)destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal;

         f)dacă este cazul, intenţia operatorului de a transfera date cu caracter personal către o ţară terţă sau o organizaţie internaţională şi existenţa sau absenţa unei decizii a Comisiei privind caracterul adecvat sau, în cazul transferurilor menţionate la articolul 46 sau 47 sau la articolul 49 alineatul (1) al doilea paragraf, o trimitere la garanţiile adecvate sau corespunzătoare şi la mijloacele de a obţine o copie a acestora, în cazul în care acestea au fost puse la dispoziţie.

(2)În plus faţă de informaţiile menţionate la alineatul (1), în momentul în care datele cu caracter personal sunt obţinute, operatorul furnizează persoanei vizate următoarele informaţii suplimentare necesare pentru a asigura o prelucrare echitabilă şi transparentă:

         a)perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal sau, dacă acest lucru nu este posibil, criteriile utilizate pentru a stabili această perioadă;

         b)existenţa dreptului de a solicita operatorului, în ceea ce priveşte datele cu caracter personal referitoare la persoana vizată, accesul la acestea, rectificarea sau ştergerea acestora sau restricţionarea prelucrării sau a dreptului de a se opune prelucrării, precum şi a dreptului la portabilitatea datelor;

         c)atunci când prelucrarea se bazează pe articolul 6 alineatul (1) litera (a) sau pe articolul 9 alineatul (2) litera (a), existenţa dreptului de a retrage consimţământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimţământului înainte de retragerea acestuia;

         d)dreptul de a depune o plângere în faţa unei autorităţi de supraveghere;

         e)dacă furnizarea de date cu caracter personal reprezintă o obligaţie legală sau contractuală sau o obligaţie necesară pentru încheierea unui contract, precum şi dacă persoana vizată este obligată să furnizeze aceste date cu caracter personal şi care sunt eventualele consecinţe ale nerespectării acestei obligaţii;

         f)existenţa unui proces decizional automatizat incluzând crearea de profiluri, menţionat la articolul 22 alineatele (1) şi (4), precum şi, cel puţin în cazurile respective, informaţii pertinente privind logica utilizată şi privind importanţa şi consecinţele preconizate ale unei astfel de prelucrări pentru persoana vizată.

(3)În cazul în care operatorul intenţionează să prelucreze ulterior datele cu caracter personal într-un alt scop decât cel pentru care acestea au fost colectate, operatorul furnizează persoanei vizate, înainte de această prelucrare ulterioară, informaţii privind scopul secundar respectiv şi orice informaţii suplimentare relevante, în conformitate cu alineatul (2).

(4)Alineatele (1), (2) şi (3) nu se aplică dacă şi în măsura în care persoana vizată deţine deja informaţiile respective.

Art. 14: Informaţii care se furnizează în cazul în care datele cu caracter personal nu au fost obţinute de la persoana vizată

(1)În cazul în care datele cu caracter personal nu au fost obţinute de la persoana vizată, operatorul furnizează persoanei vizate următoarele informaţii:

         a)identitatea şi datele de contact ale operatorului şi, după caz, ale reprezentantului acestuia;

         b)datele de contact ale responsabilului cu protecţia datelor, după caz;

         c)scopurile în care sunt prelucrate datele cu caracter personal, precum şi temeiul juridic al prelucrării;

         d)categoriile de date cu caracter personal vizate;

         e)destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal, după caz;

         f)dacă este cazul, intenţia operatorului de a transfera date cu caracter personal către un destinatar dintr-o ţară terţă sau o organizaţie internaţională şi existenţa sau absenţa unei decizii a Comisiei privind caracterul adecvat sau, în cazul transferurilor menţionate la articolul 46 sau 47 sau la articolul 49 alineatul (1) al doilea paragraf, o trimitere la garanţiile adecvate sau corespunzătoare şi la mijloacele de a obţine o copie a acestora, în cazul în care acestea au fost puse la dispoziţie.

(2)Pe lângă informaţiile menţionate la alineatul (1), operatorul furnizează persoanei vizate următoarele informaţii necesare pentru a asigura o prelucrare echitabilă şi transparentă în ceea ce priveşte persoana vizată:

         a)perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal sau, dacă acest lucru nu este posibil, criteriile utilizate pentru a stabili această perioadă;

         b)în cazul în care prelucrarea se face în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (f), interesele legitime urmărite de operator sau de o parte terţă;

         c)existenţa dreptului de a solicita operatorului, în ceea ce priveşte datele cu caracter personal referitoare la persoana vizată, accesul la acestea, rectificarea sau ştergerea acestora sau restricţionarea prelucrării şi a dreptului de a se opune prelucrării, precum şi a dreptului la portabilitatea datelor;

         d)atunci când prelucrarea se bazează pe articolul 6 alineatul (1) litera (a) sau pe articolul 9 alineatul (2) litera (a), existenţa dreptului de a retrage consimţământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimţământului înainte de retragerea acestuia;

         e)dreptul de a depune o plângere în faţa unei autorităţi de supraveghere;

         f)sursa din care provin datele cu caracter personal şi, dacă este cazul, dacă acestea provin din surse disponibile public;

         g)existenţa unui proces decizional automatizat incluzând crearea de profiluri, menţionat la articolul 22 alineatele (1) şi (4), precum şi, cel puţin în cazurile respective, informaţii pertinente privind logica utilizată şi privind importanţa şi consecinţele preconizate ale unei astfel de prelucrări pentru persoana vizată.

(3)Operatorul furnizează informaţiile menţionate la alineatele (1) şi (2):

         a)într-un termen rezonabil după obţinerea datelor cu caracter personal, dar nu mai mare de o lună, ţinându-se seama de circumstanţele specifice în care sunt prelucrate datele cu caracter personal;

         b)dacă datele cu caracter personal urmează să fie utilizate pentru comunicarea cu persoana vizată, cel târziu în momentul primei comunicări către persoana vizată respectivă; sau

         c)dacă se intenţionează divulgarea datelor cu caracter personal către un alt destinatar, cel mai târziu la data la care acestea sunt divulgate pentru prima oară.

(4)În cazul în care operatorul intenţionează să prelucreze ulterior datele cu caracter personal într-un alt scop decât cel pentru care acestea au fost obţinute, operatorul furnizează persoanei vizate, înainte de această prelucrare ulterioară, informaţii privind scopul secundar respectiv şi orice informaţii suplimentare relevante, în conformitate cu alineatul (2).

(5)Alineatele (1)-(4) nu se aplică dacă şi în măsura în care:

         a)persoana vizată deţine deja informaţiile;

         b)furnizarea acestor informaţii se dovedeşte a fi imposibilă sau ar implica eforturi disproporţionate, în special în cazul prelucrării în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare ştiinţifică sau istorică ori în scopuri statistice, sub rezerva condiţiilor şi a garanţiilor prevăzute la articolul 89 alineatul (1), sau în măsura în care obligaţia menţionată la alineatul (1) din prezentul articol este susceptibil să facă imposibilă sau să afecteze în mod grav realizarea obiectivelor prelucrării respective In astfel de cazuri, operatorul ia măsuri adecvate pentru a proteja drepturile, libertăţile şi interesele legitime ale persoanei vizate, inclusiv punerea informaţiilor la dispoziţia publicului;

         c)obţinerea sau divulgarea datelor este prevăzută în mod expres de dreptul Uniunii sau de dreptul intern sub incidenţa căruia intră operatorul şi care prevede măsuri adecvate pentru a proteja interesele legitime ale persoanei vizate; sau

         d)în cazul în care datele cu caracter personal trebuie să rămână confidenţiale în temeiul unei obligaţii statutare de secret profesional reglementate de dreptul Uniunii sau de dreptul intern, inclusiv al unei obligaţii legale de a păstra secretul.

Art. 15: Dreptul de acces al persoanei vizate

(1)Persoana vizată are dreptul de a obţine din partea operatorului o confirmare că se prelucrează sau nu date cu caracter personal care o privesc şi, în caz afirmativ, acces la datele respective şi la următoarele informaţii:

         a)scopurile prelucrării;

         b)categoriile de date cu caracter personal vizate;

         c)destinatarii sau categoriile de destinatari cărora datele cu caracter personal le-au fost sau urmează să le fie divulgate, în special destinatari din ţări terţe sau organizaţii internaţionale;

         d)acolo unde este posibil, perioada pentru care se preconizează că vor fi stocate datele cu caracter personal sau, dacă acest lucru nu este posibil, criteriile utilizate pentru a stabili această perioadă;

         e)existenţa dreptului de a solicita operatorului rectificarea sau ştergerea datelor cu caracter personal ori restricţionarea prelucrării datelor cu caracter personal referitoare la persoana vizată sau a dreptului de a se opune prelucrării;

         f)dreptul de a depune o plângere în faţa unei autorităţi de supraveghere;

         g)în cazul în care datele cu caracter personal nu sunt colectate de la persoana vizată, orice informaţii disponibile privind sursa acestora;

         existenţa unui proces decizional automatizat incluzând crearea de profiluri, menţionat la articolul 22 alineatele (1) şi (4), precum şi, cel puţin în cazurile respective, informaţii pertinente privind logica utilizată şi privind importanţa şi consecinţele preconizate ale unei astfel de prelucrări pentru persoana vizată.

(2)În cazul în care datele cu caracter personal sunt transferate către o ţară terţă sau o organizaţie internaţională, persoana vizată are dreptul să fie informată cu privire la garanţiile adecvate în temeiul articolului 46 referitoare la transfer.

(3)Operatorul furnizează o copie a datelor cu caracter personal care fac obiectul prelucrării. Pentru orice alte copii solicitate de persoana vizată, operatorul poate percepe o taxă rezonabilă, bazată pe costurile administrative. În cazul în care persoana vizată introduce cererea în format electronic şi cu excepţia cazului în care persoana vizată solicită un alt format, informaţiile sunt furnizate într-un format electronic utilizat în mod curent.

(4)Dreptul de a obţine o copie menţionată la alineatul (3) nu aduce atingere drepturilor şi libertăţilor altora.

Secţiunea 3: Rectificare şi ştergere

Art. 16: Dreptul la rectificare

Persoana vizată are dreptul de a obţine de la operator, fără întârzieri nejustificate, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte care o privesc. Ţinându-se seama de scopurile în care au fost prelucrate datele, persoana vizată are dreptul de a obţine completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declaraţii suplimentare.

Art. 17: Dreptul la ştergerea datelor („dreptul de a fi uitat”)

(1)Persoana vizată are dreptul de a obţine din partea operatorului ştergerea datelor cu caracter personal care o privesc, fără întârzieri nejustificate, iar operatorul are obligaţia de a şterge datele cu caracter personal fără întârzieri nejustificate în cazul în care se aplică unul dintre următoarele motive:

         a)datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate;

         b)persoana vizată îşi retrage consimţământul pe baza căruia are loc prelucrarea, în conformitate cu articolul 6 alineatul (1) litera (a) sau cu articolul 9 alineatul (2) litera (a), şi nu există niciun alt temei juridic pentru prelucrarea;

         c)persoana vizată se opune prelucrării în temeiul articolului 21 alineatul (1) şi nu există motive legitime care să prevaleze în ceea ce priveşte prelucrarea sau persoana vizată se opune prelucrării în temeiul articolului 21 alineatul (2);

         d)datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal;

         e)datele cu caracter personal trebuie şterse pentru respectarea unei obligaţii legale care revine operatorului în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern sub incidenţa căruia se află operatorul;

         f)datele cu caracter personal au fost colectate în legătură cu oferirea de servicii ale societăţii informaţionale menţionate la articolul 8 alineatul (1).

(2)În cazul în care operatorul a făcut publice datele cu caracter personal şi este obligat, în temeiul alineatului (1), să le şteargă, operatorul, ţinând seama de tehnologia disponibilă şi de costul implementării, ia măsuri rezonabile, inclusiv măsuri tehnice, pentru a informa operatorii care prelucrează datele cu caracter personal că persoana vizată a solicitat ştergerea de către aceşti operatori a oricăror linkuri către datele respective sau a oricăror copii sau reproduceri ale acestor date cu caracter personal.

(3)Alineatele (1) şi (2^a) nu se aplică în măsura în care prelucrarea este necesară:

         a)pentru exercitarea dreptului la liberă exprimare şi la informare;

         b)pentru respectarea unei obligaţii legale care prevede prelucrarea în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern care se aplică operatorului sau pentru îndeplinirea unei sarcini executate în interes public sau în cadrul exercitării unei autorităţi oficiale cu care este învestit operatorul;

         c)din motive de interes public în domeniul sănătăţii publice, în conformitate cu articolul 9 alineatul (2) literele (h) şi (i) şi cu articolul 9 alineatul (3);

         d)în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare ştiinţifică sau istorică ori în scopuri statistice, în conformitate cu articolul 89 alineatul (1), în măsura în care dreptul menţionat la alineatul (1) este susceptibil să facă imposibilă sau să afecteze în mod grav realizarea obiectivelor prelucrării respective; sau

         e)pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanţă.

Art. 18: Dreptul la restricţionarea prelucrării

(1)Persoana vizată are dreptul de a obţine din partea operatorului restricţionarea prelucrării în cazul în care se aplică unul din următoarele cazuri:

         a)persoana vizată contestă exactitatea datelor, pentru o perioadă care îi permite operatorului să verifice exactitatea datelor;

         b)prelucrarea este ilegală, iar persoana vizată se opune ştergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricţionarea utilizării lor;

         c)operatorul nu mai are nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar persoana vizată i le solicită pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanţă; sau

         d)persoana vizată s-a opus prelucrării în conformitate cu articolul 21 alineatul (1), pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale operatorului prevalează asupra celor ale persoanei vizate.

(2)În cazul în care prelucrarea a fost restricţionată în temeiul alineatului (1), astfel de date cu caracter personal pot, cu excepţia stocării, să fie prelucrate numai cu consimţământul persoanei vizate sau pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanţă sau pentru protecţia drepturilor unei alte persoane fizice sau juridice sau din motive de interes public important al Uniunii sau al unui stat membru.

(3)O persoană vizată care a obţinut restricţionarea prelucrării în temeiul alineatului (1) este informată de către operator înainte de ridicarea restricţiei de prelucrare.

Art. 19: Obligaţia de notificare privind rectificarea sau ştergerea datelor cu caracter personal sau restricţionarea prelucrării

Operatorul comunică fiecărui destinatar căruia i-au fost divulgate datele cu caracter personal orice rectificare sau ştergere a datelor cu caracter personal sau restricţionare a prelucrării efectuate în conformitate cu articolul 16, articolul 17 alineatul (1) şi articolul 18, cu excepţia cazului în care acest lucru se dovedeşte imposibil sau presupune eforturi disproporţionate. Operatorul informează persoana vizată cu privire la destinatarii respectivi dacă persoana vizată solicită acest lucru.

Art. 20: Dreptul la portabilitatea datelor

(1)Persoana vizată are dreptul de a primi datele cu caracter personal care o privesc şi pe care le-a furnizat operatorului într-un format structurat, utilizat în mod curent şi care poate fi citit automat şi are dreptul de a transmite aceste date altui operator, fără obstacole din partea operatorului căruia i-au fost furnizate datele cu caracter personal, în cazul în care:

         a)prelucrarea se bazează pe consimţământ în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (a) sau al articolului 9 alineatul (2) litera (a) sau pe un contract în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (b); şi

         b)prelucrarea este efectuată prin mijloace automate.

(2)În exercitarea dreptului său la portabilitatea datelor în temeiul alineatului (1), persoana vizată are dreptul ca datele cu caracter personal să fie transmise direct de la un operator la altul acolo unde acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic.

(3)Exercitarea dreptului menţionat la alineatul (1) din prezentul articol nu aduce atingere articolului 17. Respectivul drept nu se aplică prelucrării necesare pentru îndeplinirea unei sarcini executate în interes public sau în cadrul exercitării unei autorităţi oficiale cu care este învestit operatorul.

(4)Dreptul menţionat la alineatul (1) nu aduce atingere drepturilor şi libertăţilor altora.

Secţiunea 4: Dreptul la opoziţie şi procesul decizional individual automatizat

Art. 21: Dreptul la opoziţie

(1)În orice moment, persoana vizată are dreptul de a se opune, din motive legate de situaţia particulară în care se află, prelucrării în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (e) sau (f) sau al articolului 6 alineatul (1) a datelor cu caracter personal care o privesc, inclusiv creării de profiluri pe baza respectivelor dispoziţii. Operatorul nu mai prelucrează datele cu caracter personal, cu excepţia cazului în care operatorul demonstrează că are motive legitime şi imperioase care justifică prelucrarea şi care prevalează asupra intereselor, drepturilor şi libertăţilor persoanei vizate sau că scopul este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanţă.

(2)Atunci când prelucrarea datelor cu caracter personal are drept scop marketingul direct, persoana vizată are dreptul de a se opune în orice moment prelucrării în acest scop a datelor cu caracter personal care o privesc, inclusiv creării de profiluri, în măsura în care este legată de marketingul direct respectiv.

(3)În cazul în care persoana vizată se opune prelucrării în scopul marketingului direct, datele cu caracter personal nu mai sunt prelucrate în acest scop.

(4)Cel târziu în momentul primei comunicări cu persoana vizată, dreptul menţionat la alineatele (1) şi (2) este adus în mod explicit în atenţia persoanei vizate şi este prezentat în mod clar şi separat de orice alte informaţii.

(5)În contextual utilizării serviciilor societăţii informaţionale şi în pofida Directivei 2002/58/CE, persoana vizată îşi poate exercita dreptul de a se opune prin mijloace automate care utilizează specificaţii tehnice.

(6)În cazul în care datele cu caracter personal sunt prelucrate în scopuri de cercetare ştiinţifică sau istorică sau în scopuri statistice în conformitate cu articolul 89 alineatul (1), persoana vizată, din motive legate de situaţia sa particulară, are dreptul de a se opune prelucrării datelor cu caracter personal care o privesc, cu excepţia cazului în care prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini din motive de interes public.

Art. 22: Procesul decizional individual automatizat, inclusiv crearea de profiluri

(1)Persoana vizată are dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizată sau o afectează în mod similar într-o măsură semnificativă.

(2)Alineatul (1) nu se aplică în cazul în care decizia:

         a)este necesară pentru încheierea sau executarea unui contract între persoana vizată şi un operator de date;

         b)este autorizată prin dreptul Uniunii sau dreptul intern care se aplică operatorului şi care prevede, de asemenea, măsuri corespunzătoare pentru protejarea drepturilor, libertăţilor şi intereselor legitime ale persoanei vizate; sau

         c)are la bază consimţământul explicit al persoanei vizate.

(3)În cazurile menţionate la alineatul (2) literele (a) şi (c), operatorul de date pune în aplicare măsuri corespunzătoare pentru protejarea drepturilor, libertăţilor şi intereselor legitime ale persoanei vizate, cel puţin dreptul acesteia de a obţine intervenţie umană din partea operatorului, de a-şi exprima punctul de vedere şi de a contesta decizia.

(4)Deciziile menţionate la alineatul (2) nu au la bază categoriile speciale de date cu caracter personal menţionate la articolul 9 alineatul (1), cu excepţia cazului în care se aplică articolul 9 alineatul (2) litera (a) sau (g) şi în care au fost instituite măsuri corespunzătoare pentru protejarea drepturilor, libertăţilor şi intereselor legitime ale persoanei vizate.

CAPITOLUL VIII: Căi de atac, răspundere şi sancţiuni

Art. 77: Dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere

(1)Fără a aduce atingere oricăror alte căi de atac administrative sau judiciare, orice persoană vizată are dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere, în special în statul membru în care îşi are reşedinţa obişnuită, în care se află locul său de muncă sau în care a avut loc presupusa încălcare, în cazul în care consideră că prelucrarea datelor cu caracter personal care o vizează încalcă prezentul regulament.

(2)Autoritatea de supraveghere la care s-a depus plângerea informează reclamantul cu privire la evoluţia şi rezultatul plângerii, inclusiv posibilitatea de a exercita o cale de atac judiciară în temeiul articolului 78.

Art. 78: Dreptul la o cale de atac judiciară eficientă împotriva unei autorităţi de supraveghere

(1)Fără a aduce atingere oricăror alte căi de atac administrative sau nejudiciare, fiecare persoană fizică sau juridică are dreptul de a exercita o cale de atac judiciară eficientă împotriva unei decizii obligatorii din punct de vedere juridic a unei autorităţi de supraveghere care o vizează.

(2)Fără a aduce atingere oricăror alte căi de atac administrative sau nejudiciare, fiecare persoană vizată are dreptul de a exercita o cale de atac judiciară eficientă în cazul în care autoritatea de supraveghere care este competentă în temeiul articolelor 55 şi 56 nu tratează o plângere sau nu informează persoana vizată în termen de trei luni cu privire la progresele sau la soluţionarea plângerii depuse în temeiul articolului 77.

(3)Acţiunile introduse împotriva unei autorităţi de supraveghere sunt aduse în faţa instanţelor din statul membru în care este stabilită autoritatea de supraveghere.

(4)În cazul în care acţiunile sunt introduse împotriva unei decizii a unei autorităţi de supraveghere care a fost precedată de un aviz sau o decizie a comitetului în cadrul mecanismului pentru asigurarea coerenţei, autoritatea de supraveghere transmite curţii avizul respectiv sau decizia respectivă.

Art. 79: Dreptul la o cale de atac judiciară eficientă împotriva unui operator sau unei persoane împuternicite de operator

(1)Fără a aduce atingere vreunei căi de atac administrative sau nejudiciare disponibile, inclusiv dreptului de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere în temeiul articolului 77, fiecare persoană vizată are dreptul de a exercita o cale de atac judiciară eficientă în cazul în care consideră că drepturile de care beneficiază în temeiul prezentului regulament au fost încălcate ca urmare a prelucrării datelor sale cu caracter personal fără a se respecta prezentul regulament.

(2)Acţiunile introduse împotriva unui operator sau unei persoane împuternicite de operator sunt prezentate în faţa instanţelor din statul membru unde operatorul sau persoana împuternicită de operator îşi are un sediu. Alternativ, o astfel de acţiune poate fi prezentată în faţa instanţelor din statul membru în care persoana vizată îşi are reşedinţa obişnuită, cu excepţia cazului în care operatorul sau persoana împuternicită de operator este o autoritate publică a unui stat membru ce acţionează în exercitarea competenţelor sale publice.

ANEXA NR.  2

CERERE

pentru exercitarea dreptului de acces la date cu caracter personal

Către,

SOCIETATEA IMSAT SERVICE CLUJ S.A. , cu sediul in Cluj-Napoca, B-dul Muncii nr. 4-6, Depozit 14, jud. Cluj, inmatriculata la Registrul Comertului sub nr. J12/319/1994,  CUI RO 5178727

În exercitarea dreptului prevăzut la art. 15 din Regulamentul privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (RGPD), prin prezenta solicit să-mi confirmaţi faptul că datele cu caracter personal care mă privesc sunt sau nu sunt prelucrate de către Oficiul Național al Registrului Comerțului.

1. DATE PRIVIND PERSOANA  CARE  SOLICITĂ  INFORMAȚII
   Nume și prenume: ………………………………………………………….

Data și locul nașterii: ……………………………………………CNP………………………

Domiciliul/reşedinţa în…………………………. str. ………………………………………………. nr. ……. bl. ……. sc. ……. ap. ….. judeţ/sector…………………….. telefon ……………………, adresa de e-mail………………………………….

În calitate de:

□ persoană vizată (Termenul ″persoană vizată″ este folosit pentru a desemna persoana fizică despre care se solicită informații prin prezenta cerere)

□ reprezentant legal al persoanei vizate, conform actului: ……………………………………….

2. DATE PRIVIND PERSOANA VIZATĂ (se completează în situația în care persoana menționată la pct. 1 are calitate de reprezentant legal)

Nume și prenume:……………………………………………

Data și locul nașterii:…………………………………………………..CNP……………………….

Domiciliul/reşedinţa în…………………………. str. ………………………………………………. nr. ……. bl. ……. sc. ……. ap. ….. judeţ/sector…………………….. telefon ……………., adresa de e-mail………………………………….

3. INFORMAȚII SOLICITATE ( vă rugăm să enumerați informațiile solicitate în temeiul art. 15 din RGPD)

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Doresc ca informațiile solicitate să îmi fie comunicate:

□ în format electronic, la următoarea adresă de e-mail: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

□ prin poștă, la următoarea adresă (se menţionează adresa de corespondenţă) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

4. DOVADA IDENTITĂȚII

            Nu se comunică informațiile solicitate în situația în care nu se certifică identitatea solicitantului și/sau a persoanei vizate.

            Dacă sunteți persoana vizată vă rugăm să prezentați/atașați prezentei cereri dovada identității (copie CI/BI).

            Dacă depuneți cererea în calitate de reprezentant legal al persoanei vizate,  vă rugăm să prezentați/atașați dovada identității (copie CI/BI), documentul din care să  rezulte reprezentarea legală, precum și dovada identității persoanei vizate și a consimțământului acesteia.

5. DECLARAȚIE

            Confirm faptul că informațiile furnizate de mine prin această cerere sunt reale și corecte, iar datele enumerate mai sus sunt singurele la care solicit accesul. 

            Am fost informat că datele cu caracter personal furnizate prin prezenta cerere vor fi utilizate numai în scopul soluționării cererii mele de acces la date cu caracter personal.

            Am luat la cunoștință prevederile art. 326 din Codul Penal, potrivit cărora  declarația necorespunzătoare a adevărului constituie infracțiune de fals privind identitatea și declar pe proprie răspundere că nu am avut și nu am folosit alte nume și date de stare civilă în afara celor înscrise/atașate în/la prezenta cerere.

            Am înțeles că operatorul de date cu caracter personal trebuie să confirme identitatea mea/a persoanei vizate și că, în scopul clarificării datelor personale corespunzătoare, ar putea fi necesar să furnizez ulterior și alte  informații necesare soluționării prezentei cereri.

            Am înțeles că termenul de răspuns la prezenta cerere este de 30 zile care se va calcula din momentul în care vor fi îndeplinite condițiile de mai sus.

            Am luat la cunoștință faptul că lipsa răspunsurilor exacte la toate întrebările din formular sau necompletarea corectă a acestora face imposibilă obținerea informațiilor solicitate.

            Cunosc faptul că modalitatea de comunicare prin poșta electronică a informațiilor solicitate nu are siguranță deplină, astfel că prin alegerea mea îmi asum riscurile legate de comunicarea electronică de informații (interceptare, modificare, pierdere, distrugere, întârzieri în primirea datelor etc.)

Semnătura                                              Data

Faţă de cele de mai sus, vă rog să dispuneţi măsurile legale pentru a primi informaţiile solicitate în baza Regulamentului nr.679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date.

Atașez prezentei cereri următoarele documente, în copie certificată olograf cu originalul:

…………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………….

DATA                                                                                                  SEMNĂTURA

ANEXA NR. 3

CERERE

pentru exercitarea dreptului la opoziție

Către,
SOCIETATEA IMSAT SERVICE CLUJ S.A. , cu sediul in Cluj-Napoca, B-dul Muncii nr. 4-6, Depozit 14, jud. Cluj, inmatriculata la Registrul Comertului sub nr. J12/319/1994,  CUI RO 5178727

            Subsemnatul/a ………………………………………….…         CNP…………………….

data și locul nașterii: …………………………………………………………….

domiciliul/reşedinţa în…………………………. str. ………………………………………………. nr. …….

1. ……. sc. ……. ap. ….. judeţ/sector…………………….. telefon ……………………, adresa de e-mail ………………………………….

            în exercitarea dreptului prevăzut la art. 21 din Regulamentul nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (RGPD), vă aduc la cunoştinţă faptul că, prin prezenta, îmi exercit dreptul de a mă opune ca datele mele cu caracter personal sa facă obiectul prelucrării de către  SOCIETATEA IMSAT SERVICE CLUJ S.A.din următoarele motive întemeiate şi legitime:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Solicit ca răspunsul  să-mi fie comunicat:

□ în format electronic, la următoarea adresă de e-mail: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

□ prin poștă, la următoarea adresă (se menţionează adresa de corespondenţă) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Faţă de cele de mai sus, vă rog să dispuneţi măsurile legale pentru a primi informaţiile solicitate în baza Regulamentului nr.679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date.

Atașez prezentei cereri următoarele documente, în copie certificată olograf cu originalul:

…………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………….

DATA                                                                                                  SEMNĂTURA

ANEXA NR.4

NOTĂ DE INFORMARE

FIRMA IMSAT SERVICE CLUJ SA , cu sediul profesional în Cluj-Napoca , B-dul Muncii nr.4-6, Depozit 14,jud. Cluj, reprezentată prin Director general Patiu Sorin , cu ocazia încheierii contractului/actului aditional/comanda acceptata cu nr. _________________________________ , vă aduce la cunoștință următoarele:

1. Respectăm dispozițiile legale privitoare la protecția datelor cu caracter personal și punem în aplicare măsuri tehnice și organizatorice de protejare a tuturor operațiunilor privitoare în mod direct sau indirect la datele cu caracter personal, care previn prelucrările neautorizate sau ilegale, precum și pierderile sau distrugerile accidentale sau ilegale.
2. Prelucrăm numele și prenumele dumneavoastră, domiciliul și codul numeric personal cuprinse în contractul încheiat cu noi, pentru:

– executarea contractului încheiat cu dumneavoastră, inclusiv realizarea activităților efectuate de noi în interesul dumneavoastră în virtutea contractului dintre noi;

– îndeplinirea obligațiilor fiscale legate de plata ;

– îndeplinirea obligațiilor instituite de lege ;

– îndeplinirea obligației noastre de ținere a evidenței contractelor încheiate .

Aceste date vor fi păstrate pe durata ținerii evidențelor conform legii.

3. Prelucrăm numărul dumneavoastră de telefon și adresa dumneavoastră de e-mail, pentru: – comunicarea cu dumneavoastră.

Aceste date vor fi păstrate pe durata ținerii evidențelor conform legii.

4. Prelucrăm datele cuprinse în solicitările și informările dumneavoastră către noi și datele prepușilor și terților cuprinse în înscrisurile pe care ni le aduceți la cunoștință, pentru: realizarea interesului dumneavoastră legitim si realizarea interesului public de realizare a serviciilor  și scopurilor legitime .

Aceste date vor fi păstrate pe durata executării contractului .

5. Nu utilizăm datele cu caracter personal pentru prelucrare automatizată și nici pentru realizarea de profile. Nu luăm niciodată decizii automate cu privire la dumneavoastră. Utilizăm mijloace tehnice pentru stocarea datelor în condiții de securitate. Nu prelucrăm date în scopuri secundare incompatibile cu scopurile pentru care le-am colectat.
6. Respectăm și asigurăm în mod strict secretul profesional. Nu dezvăluim datele decât pentru realizarea intereselor dumneavoastră sau îndeplinirea obligațiilor legale.
7. Revizuim în fiecare an datele colectate, analizând în ce măsură păstrarea lor este necesară scopurilor menționate, intereselor dumneavoastră legitime sau îndeplinirii obligațiilor legale . Datele care nu mai sunt necesare vor fi șterse.
8. Beneficiați de dreptul de acces, intervenție, rectificare și portare cu privire la datele pe care ni le furnizați, să limitați prelucrarea realizată de noi și chiar să solicitați ștergerea datelor.

         Menționăm că intervenția asupra datelor pe care ni le-ați furnizat poate fi de natură să împiedice executarea contractului încheiat între dumneavoastră și noi.

         Vă rugăm să ne aduceți la cunoștință solicitările dumneavoastră, în orice modalitate care este asigurătoare cu privire la identitatea solicitantului și îndreptățirea lui.

         Vă vom răspunde neîntârziat. Dacă sunteți nemulțumit, aveți posibilitatea să vă adresați ANSPDCP.

Subsemnatul, ____________________, astăzi, ______________ am luat la  cunoștință și am înțeles deplin informarea.

Semnătura

ANEXA NR.5

FORMULAR DE INFORMARE ȘI CONSIMȚĂMÂNT PRELUCRARE DATE PERSONALE

Subscrisa, SC IMSAT SERVICE CLUJ SA, cu sediul în CLUJ -NAPOCA BULEVARDUL MUNCII NR.4-6, având cod fiscal RO5178727.

Având în vedere prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016, privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date,

Vă aducem la cunoștință faptul că subscrisa asigură prelucrarea datelor Dvs. cu caracter personal astfel:

• prelucrarea este efectuată în baza consimțământului Dvs. exprimat prin prezentul formular, în scopuri legitime, iar subscrisa nu realizează o prelucrare automată a datelor Dvs. cu caracter personal;
• prelucrarea este efectuată în scopul evidentei contractului de munca, a raportarilor fiscale si contabile si efectuarea unor înregistrări contabile și / sau respectării obligațiilor legale privind arhivarea etc.;
• prelucrarea este efectuată în scopul gestionarii contractelor de munca
• datele pot fi divulgate altor terțe părți precum: autorități și instituții publice, inclusiv autorități fiscale si prestatori implicați în procesul de instruire/calificare/sau în procesul de monitorizare și asigurare a securității persoanelor și bunurilor aflate în patrimoniul SC IMSAT SERVICE CLUJ SA (ex. contracte de pază); 
• vom păstra datele pentru perioada de timp necesară executării contractului de munca sau conform termenelor de prescripție aplicabile, cu excepția cazului în care prevederile legale financiar contabile și de arhivare impun alte termene;
• depunem toate eforturile pentru a asigura securitatea și confidențialitatea datelor cu caracter personal pe care le-ați transmis, în baza măsurilor de securitate tehnice și organizatorice aplicabile la nivelul SC IMSAT SERVICE CLUJ SA.

Cu excepția cazului în care legea prevede altfel, aveți următoarele drepturi în ceea ce privește datele personale comunicate SC IMSAT SERVICE  CLUJ SA:

Dreptul de acces – aveți dreptul de a obține din partea SC IMSAT SERVICE  CLUJ SA o confirmare a faptului că societatea prelucrează datele personale și de a avea acces la acestea.

Dreptul la rectificare –  aveți dreptul de a solicita și de a obține rectificarea, actualizarea sau completarea datelor cu caracter personal inexacte sau incomplete.

Dreptul de retragere a consimțământului – aveți dreptul de a vă retrage consimțământul acordat pentru prelucrarea datelor cu caracter personal.

Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) – aveți dreptul de a solicita ștergerea datelor Dvs., în cazul în care aceste date nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate și nu există alt temei juridic pentru prelucrare, datele au fost colectate ilegal sau datele trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale.

Dreptul la restricționarea prelucrării – se aplică în cazul în care (i) Dvs. contestați exactitatea datelor, (ii) prelucrarea este ilegală și vă opuneți ștergerii datelor cu caracter personal solicitând în schimb restricționarea prelucrării, (iii) noi nu mai avem nevoie de datele Dvs., dar Dvs. le solicitați pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță, (iv) v-ați opus prelucrării, restricționarea realizându-se pentru intervalul de timp în care se verifică dacă interesele noastre legitime în prelucrarea datelor cu caracter personal prevalează asupra drepturilor Dvs..

Dreptul la portabilitatea datelor – aveți dreptul de a primi datele cu caracter personal care vă privesc, pe care le-ați furnizat SC IMSAT SERVICE  CLUJ SA și care sunt prelucrate prin mijloace electronice, cu dreptul de a le transmite unui alt operator.

Dreptul de a vă opune prelucrării, cu excepția cazului în care demonstrăm că avem motive legitime pentru a prelucra datelor Dvs., motive care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților Dvs. sau pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

Dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Protecției Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv profilarea, care produce efecte juridice asupra Dvs. sau vă afectează în mod similar, cu excepția cazului în care o astfel de prelucrare este necesară pentru executarea contractului individual de muncă sau este permisă de lege.

În măsura în care aveți întrebări suplimentare privind această informare sau în măsura în care vreți să vă exercitați oricare din drepturile de mai sus, puteți formula o solicitare scrisă la următoarele detalii de contact: prin poștă la adresa SC IMSAT SERVICE CLUJ SA, cu sediul în CLUJ -NAPOCA BULEVARDUL MUNCII NR.4-6, sau prin email la adresa: office@imsatservice.ro

FORMULAR DE INFORMARE ȘI CONSIMȚĂMÂNT

PRELUCRARE DATE PERSONALE PERSOANĂ FIZICĂ

Subsemnatul/Subsemnata, __________________________, identificat cu ______, nr. _____, seria ____________, CNP ______________, prin prezenta îmi exprim acordul cu privire la prelucrarea de către  IMSAT SERVICE CLUJ SA a datelor mele cu caracter personal incluse în dosarul de personal  , respectiv în contractul individual de munca. 

Declar că am fost informat cu privire la (i) scopul și temeiul colectării și prelucrării datelor cu caracter personal, (ii) termenul de stocare a acestora, (iii) categoriile de destinatari cărora le sunt transmise aceste date, (iv) posibilitatea de a solicita operatorului accesul la datele cu caracter personal, rectificarea / ştergerea acestora sau restricţionarea prelucrării, respectiv de a mă opune prelucrării sau de a solicita portabilitatea acestor date.

Sunt de acord să fiu contactat în scopul furnizării de informaţii referitoare la derularea contractului de munca si  activitatea societatii, dacă este cazul, prin următoarele mijloace:

☐Email

☐Sms

☐Telefon

☐Social media

Am înţeles această declaraţie de consimţământ şi sunt de acord cu prelucrarea datelor mele personale prin canalele de mai sus în scopurile descrise în această declaraţie .

Prezentul consimtamant este liber exprimat, in cunostinta de cauza si  reprezinta acordul meu expres pentru prelucrarea tuturor datelor cu caracter personal obtinute atat in procesul de recrutare, angajare, executare si incetare contract individual de munca, cat si in procesul de monitorizare a activitatii angajatilor, utilizarea calculatorului/ internetului/telefonului la locul de munca, utilizarea autotuturismelor de serviciu.

DATA                                                                                                             SEMNĂTURA

ANEXA NR.6

NOTA DE INFORMARE PRIVIND PROTECTIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

In temeiul Regulamentului GDPR, nr.679/27.04.2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date (Regulamentul general privind protecţia datelor) IMSAT SERVICE  CLUJ SA are obligatia de a administra în conditii de sigurantă si numai pentru scopurile specificate, datele personale pe care ni le furnizati despre dumneavoastra.

Scopul colectarii datelor este furnizarea de servicii de colaborare ,prezentare,  emitere facturi, redactare – incheiere contracte, campanii de marketing.

Datele personale colectate si prelucrate de catre firma sunt: numele si prenumele, CNP (doar in cazuri de exceptie ), numarul de telefon, adresa de email, serie si numar CI (doar in cazul emiterii de facturi), adresa (doar in cazul emiterii de facturi).

Avand in vedere dispozitiile Regulamentului GDPR privind protectia datelor este necesar sa va exprimati consimtamantul (acordul) cu privire la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal pe care le furnizati in vederea beneficierii de serviciile oferite de IMSAT SERVICE  CLUJ SA, acestea fiind necesare la pentru emiterea facturilor (numele, prenumele, seria si numarul CI, CNP, adresa solicitantului), emiterea de oferte , incheierea de contracte si alte modalitati de cooperare.

Refuzul dvs. de a va da acordul cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal care va privesc conduce la imposibilitatea de a beneficia de serviciile IMSAT SERVICE  CLUJ SA.

Datele dvs. cu caracter personal  nu sunt transferate in afara Romaniei .

In calitatea de beneficiar al serviciilor  IMSAT SERVICE  CLUJ SA , beneficiati de urmatoarele drepturi:

1. Dreptul de informare si de acces la datele cu caracter personal – aveti dreptul de a solicita o copie a datelor cu caracter personal detinute de IMSAT SERVICE CLUJ SA .
2. Dreptul de rectificare a datelor cu caracter personal – aveti dreptul de a rectifica datele daca acestea nu sunt corecte .
3. Dreptul de stergere a datelor cu caracter personal – IMSAT SERVICE CLUJ SA  va pastra datele dvs. atata timp cat acest lucru este necesar sau pe perioada impusa de lege.
4. Dreptul de a restrictiona utilizarea datelor dvs. cu caracter personal – in cazul in care apreciati ca datele dvs. detinute de IMSAT SERVICE CLUJ SA  sunt incorecte sau nu ar trebui sa fie prelucrate, puteti contacta responsabilul de protectia datelor din cadrul IMSAT SERVICE  CLUJ SA  la adresa de email  office@imsatservice.ro . In anumite cazuri, veti putea cere restrictionarea prelucrarii.
5. Dreptul de opozitie la utilizarea datelor cu caracter personal – In anumite cazuri, puteti sa va opuneti prelucrarii datelor dvs. cu caracter personal inclusiv la prelucrarea acestora in scop de marketing direct. Cererea se adreseaza in scris la sediul IMSAT SERVICE  CLUJ SA  cu sediul profesional în Cluj-Napoca , B-dul Muncii nr.4-6, Depozit 14,jud. Cluj.
6. Dreptul la portabilitatea datelor – aveti dreptul de a solicita sa va transmitem datele cu caracter personal intr-un format structurat, utilizat in mod curent si care poate fi citit automat sau puteti solicita ca acesta sa fie portat direct catre un alt operator de date, dar in ambele cazuri numai daca prelucrarea datelor se face pe baza consimtamantului dvs.
7. Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucarea automata – aveti dreptul de a solicita sa nu factei obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automata, dar numai atunci cand decizia respectiva produce efecte juridice cu privire la dvs. sau va afecteaza in alt mod similar si intr-o masura semnificativa.
8. Dreptul de retragere a consimtamantului in orice moment – retragerea consimtamantului poate avea loc in orice moment si va produce efecte doar pentru viitor, prelucarea efectuata anterior retragerii ramanand in continuare valabila.

Pentru exercitarea acestor drepturi, va puteti adresa cu o cerere scrisa, data si semnata la sediul IMSAT SERVICE  CLUJ SA din Cluj-Napoca , B-dul Muncii nr.4-6, Depozit 14,jud. Cluj.

In cazul in care nu sunteti multumit/multumita de rezolutia primita va puteti adresa la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal

Managerul  IMSAT SERVICE  CLUJ SA este proprietarul si responsabilul acestui document care se asigura ca aceasta este revizuit în conformitate cu cerintele de revizuire ale GDPR.Acest document a fost realizat de catre responsabilul cu protectia datelor si aprobat de catre manager.